יצירת ארגון וניהול מנויים לחברי ארגון
יצירת ארגון וניהול מנויים
ארגון מאפשר לכם לשלם במרוכז על מנויים ושימוש ב-Finax לעובדים, להוסיף להם מכסת אסימונים משותפת, ולנהל הכול ממקום אחד.
תפקידים בארגון
לכל חבר בארגון יש אחד משלושה תפקידים:
- מנהל ארגון – יוצר הארגון. רק לו ההרשאה למחוק את הארגון, להעביר בעלות, לשנות תפקידים של חברים, ולהפעיל/לבטל את מנוי הארגון.
- מנהל – יכול להזמין ולהסיר חברים, לשנות את המסלולים שלהם, ולרכוש אסימונים למאגר. לא יכול לשנות תפקידים או למחוק את הארגון.
- חבר – משתמש רגיל. אינו יכול לשנות הגדרות ארגוניות או לרכוש אסימונים.
יצירת הארגון
בלוח הבקרה > "ארגון" > "צור ארגון". יש למלא:
- שם הארגון – יופיע על חשבונית המס.
- מספר עוסק / ח.פ – 8 עד 10 ספרות.
- דוא"ל לחיוב (אופציונלי) – לכתובת זו יישלחו חשבוניות. אם לא תמולא, ישתמש במייל של בעל הארגון.
עם יצירת הארגון אתם הופכים אוטומטית ל"מנהל ארגון" שלו.
הפעלת מנוי החיוב
לאחר יצירת הארגון, יש להפעיל את המנוי החודשי בעמוד הארגון, באמצעות כפתור "הפעלת מנוי חודשי". הכפתור פותח עמוד תשלום מאובטח שבו תזינו כרטיס אשראי לחיוב חוזר.
- החיוב הראשון מתבצע מיד עם הזנת הכרטיס.
- מהחודש העוקב ואילך, החיוב מתבצע ב-1 לכל חודש לפי סך כל מסלולי החברים הפעילים באותו רגע, וחשבונית מס נשלחת לדוא"ל החיוב.
- בנוסף לחיוב החודשי הקבוע, הארגון מחויב באופן יחסי באמצע חודש בכל פעם שמתווסף חבר בתשלום (הצטרפות חדשה או מעבר מסלול פרטי לארגוני) או שמסלול של חבר משודרג. החיוב מכסה את הימים שנותרו עד 1 בחודש העוקב וחשבונית מס נשלחת מיד.
- במקרה של כשל בחיוב חודשי, המנוי יבוטל וכל חברי הארגון יורדו מיידית למסלול הבסיסי עד לחידוש המנוי. כשל בחיוב יחסי (הוספת חבר/שדרוג) מבטל רק את הפעולה הספציפית — שאר חברי הארגון אינם מושפעים.
ניתן לבטל את המנוי בכל עת ("ביטול מנוי הארגון"). חברי הארגון ימשיכו לקבל את שירותי המסלול עד תום החודש ששולם, ולאחר מכן יורדו למסלול בסיסי.
הוספת חברים לארגון
תנאי מקדים: המשתמש חייב להיות רשום במערכת לפני שניתן להזמין אותו — אנא ודאו שהעובד נרשם, רצוי בכתובת הדוא"ל הארגונית. לא ניתן להזמין משתמש שכבר חבר בארגון אחר.
מתחת לטבלת החברים, לחצו על "הוסף משתמש לארגון" והזינו:
- כתובת דוא"ל של המשתמש הרשום.
- תפקיד: חבר או מנהל (התפקיד "מנהל ארגון" מועבר רק דרך העברת בעלות).
- מסלול: המסלול שתרצו להקצות לו.
המשתמש יקבל התראה במערכת ויתבקש לאשר את הצטרפותו. רק לאחר אישורו הוא יצטרף לארגון.
מועד כניסה לתוקף של המסלול והחיוב
משתמש במסלול חינמי מצטרף לארגון ומקבל את המסלול החדש מיידית עם אישור ההצטרפות. ברגע האישור הארגון מחויב באופן יחסי על הכרטיס השמור — לפי מחיר המסלול × מספר הימים שנותרו עד 1 לחודש העוקב, חלקי מספר הימים בחודש הנוכחי. אם החיוב נכשל (כרטיס לא תקין, אין אמצעי תשלום פעיל לארגון וכד'), ההצטרפות מבוטלת וההזמנה נשארת ממתינה לאישור.
משתמש במסלול בתשלום ממשיך במסלולו הקיים עד תום מחזור החיוב הפרטי שלו, ורק אז מועבר למסלול הארגוני ומקבל מכסת אסימונים יחסית לפי הימים שנותרו עד 1 בחודש העוקב. מ-1 לחודש הבא הוא יקבל מכסה מלאה.
ברגע המעבר (בתום המחזור הפרטי) הארגון מחויב באופן יחסי על הכרטיס השמור — לפי מחיר המסלול הארגוני × הימים שנותרו עד 1 לחודש העוקב, חלקי מספר הימים בחודש. במקביל, החיוב האוטומטי של המנוי הפרטי של החבר מבוטל כך שלא יחויב פעמיים.
אם החיוב על כרטיס הארגון נכשל באותו רגע (כרטיס שפג תוקפו, אין אמצעי תשלום פעיל וכד'), החבר יוסר אוטומטית מהארגון ויישאר במסלולו האישי הקיים. מנהל הארגון יקבל מייל המודיע על הכשל לכתובת החיוב; כדי לחזור ולצרף את אותו חבר, יש לעדכן את אמצעי התשלום של הארגון ולשלוח לו הזמנה חדשה.
דוגמה: משתמש שמנויו הפרטי מתחדש ב-15 לחודש מצטרף לארגון ב-1 לחודש. הוא ממשיך במנוי הפרטי עד ה-15, מועבר לארגון עם מכסה יחסית לימים 15-30, והארגון מחויב באותו יום על 16 ימים מתוך החודש (יחס יחסי). ב-1 לחודש העוקב הוא יקבל מכסה מלאה והארגון יחויב על חודש מלא.
חשוב לדעת: כדי שניתן יהיה להזמין משתמש למסלול בתשלום, על הארגון להפעיל מראש את המנוי החודשי (הזנת אמצעי תשלום בעמוד הארגון). ללא אמצעי תשלום פעיל, אישור ההצטרפות של חבר חדש למסלול בתשלום ייכשל — וגם המעבר של חבר ממסלולו הפרטי למסלול הארגוני יתבטל בתום המחזור הפרטי שלו.
ניהול חברים קיימים
מטבלת החברים בעמוד הארגון ניתן:
- לשנות מסלול של חבר:
- שדרוג (מסלול יקר יותר) – כניסה לתוקף מיידית. החבר מקבל את הפרש מכסת האסימונים ליתרה הקיימת, והארגון מחויב מיידית על הכרטיס השמור על הפרש המחיר היחסי עד 1 לחודש העוקב. אם החיוב נכשל, השדרוג לא מתבצע.
- שנמוך (מסלול זול יותר) – יתבצע רק ב-1 לחודש העוקב; החבר ממשיך במסלולו הנוכחי עד אז.
- לשנות תפקיד (רק מנהל הארגון יכול).
- להסיר חבר – אם החבר במסלול בתשלום, ההסרה תיכנס לתוקף ב-1 לחודש העוקב (הוא יורד למסלול בסיסי ומוסר מהארגון). חבר במסלול בסיסי מוסר מיידית.
מאגר אסימונים משותף
לארגון יש מאגר אסימונים שמשמש כ"רשת ביטחון" — כאשר חבר מנצל את כל המכסה החודשית של המסלול שלו, הוא ממשיך להשתמש ב-Finax מתוך המאגר.
- רכישה: בכרטיסיית "אסימונים" בוחרים חבילה ורוכשים. החיוב מיידי וחשבונית מס נשלחת מיד.
- תוקף: כל אסימון פג תוקף שנה לאחר רכישתו ולא יוחזר זיכוי עבור אסימונים שפגו.
- גישת חברים למאגר: בכרטיסיית "אסימונים" > "גישת חברים למאגר" ניתן להחריג חברים מסוימים מהמאגר. את מנהל הארגון לא ניתן להחריג.
העברת בעלות
מנהל הארגון יכול להעביר את הבעלות לחבר אחר בארגון. לאחר ההעברה התפקיד הקודם הופך ל"מנהל" רגיל.
מחיקת ארגון
רק מנהל הארגון יכול למחוק את הארגון, מתוך עמוד הארגון. שימו לב:
- המחיקה תתבצע ב-1 לחודש העוקב — עד אז הארגון מוקפא וכל הפעולות בו מושבתות (אי אפשר להזמין, לשנות מסלולים, להסיר חברים וכד').
- במועד המחיקה: כל החברים יורדו למסלול הבסיסי, כל אסימוני המאגר יימחקו ללא זיכוי, והארגון יוסר מהמערכת.
- ניתן לבטל את המחיקה בכל רגע לפני שתתבצע.
עזיבת ארגון
חבר רגיל יכול לעזוב את הארגון בכפתור "עזוב את הארגון". מסלולו יחזור למנוי בסיסי במחזור החיוב הבא של הארגון (1 לחודש). מנהל הארגון אינו יכול לעזוב — עליו תחילה להעביר את הבעלות לחבר אחר, או למחוק את הארגון.